L’humain, l’énergie et la synergie des équipes, sont des facteurs-clés de succès dans le développement de vos entreprises et de vos marques.
Dans un environnement où l’évolution agile des organisations est indispensable pour apporter des réponses aux enjeux qui vous animent, il faut partager, on-boarder, fédérer, expliquer, rendre compte, travailler, interagir, cogiter et célébrer.
Les conventions, annuelles ou biennales, sont centrales pour créer les conditions favorables en combinant culture d’entreprise, mindset, objectifs, stratégies, plans d’actions et émotions. Par leur dimension événementielle, elles révèlent et guident alors toute la puissance de votre travail quotidien.
Mobilisatrices d’importantes ressources (équipes, temps, argent), elles nécessitent plus qu’un rituel bien huilé. Elles sont le fruit d’un investissement stratégique dont le pouvoir extraordinaire façonne les équipes et les marques pour distinguer votre entreprise sur son marché et nourrir ce « tout petit rien » invisible capable de déplacer des montagnes dès lors qu’il relie les Hommes et les Femmes qui vous composent.
Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les marques dans la conception et la gestion de leurs événements. La convention est un format exigeant et complexe dans lequel nous excellons grâce à l’expérience acquise et à l’intégration de compétences pluridisciplinaires.
La qualité d’une convention tient dans une équation complexe où sensible et intangible se conjuguent, où l’impression générale est tout aussi importante que le détail particulier, où la satisfaction du Comité d’Organisation vaut la qualité de l’expérience de chacun(e) des participant(e)s.
Parce qu’apporter de la création de valeurs à chaque étape est un moteur fort de notre ADN, nous vous accompagnons de l’élaboration de votre cahier des charges jusqu’au débrief post-événement.
Vous avez un projet ?
Comment créer une convention ?
Entre grandes généralités, retours d’expériences, secrets de fabrication et convictions DCM, découvrez les 13 étapes-clés pour réussir votre convention.
Organiser une convention, ce n’est pas seulement gérer une série de tâches logistiques. C’est avant tout créer un événement porteur de sens et d’impact, aligné avec votre culture d’entreprise et vos objectifs du moment… une véritable marque éphémère.
Avant même de définir vos messages ou votre programme, formalisez l’identité de votre événement…
- Quels sont ses attributs-clés ?
- Quelle ambition narrative portez-vous ?
- Quelle promesse de valeurs faites-vous à vos participant(e)s ?
Cela vous permettra de poser les fondations de la marque événementielle :
nom, signature, univers graphique, ton éditorial, storytelling… Autant d’éléments qui guideront objectivement tous vos choix à venir (contenus, production, scénographie, outils, médias…) et renforceront la cohérence de l’ensemble.
Chez DCM, nous co-construisons avec nos client(e)s cette identité événementielle pour qu’elle devienne un levier de performance, de désirabilité et de différenciation.
Une convention doit répondre à un objectif clair : partager une vision, mobiliser les équipes, fédérer un réseau, présenter une stratégie, faire vivre un moment fort… C’est ce cap qui doit inspirer le fond comme la forme.
C’est également le moment d’impliquer certaines parties prenantes en amont (managers, direction, RH…), pour recueillir des attentes, enrichir les messages ou valider les grandes intentions.
Pour l’exercice, nous aimons bien vous demander :
Complétez en une phrase… Pour vous, ce que doit dire un(e) participant(e) en remerciant en quittant l’événement. Merci, je …
Le budget est un outil de cadrage stratégique. Il influence directement les choix de format, de lieu, d’ambition créative ou encore de technologie.
Il est essentiel de prévoir toutes les lignes budgétaires-clés : location, transport, hébergement, technique, traiteur, sécurité, supports de communication, animations…
À vos côtés, nous vous accompagnons pour n’oublier aucune ligne et disposer d’une base fiable et sereine de chiffrage. Nous négocions auprès des différents acteurs pour optimiser au mieux et obtenir les meilleures conditions. Pas seulement dans une approche purement commerciale mais en vous assurant des solutions adaptées et donc des prix ajustés.
Nous devisons au plus juste avec des projets extrêmement détaillés que nous pilotons avec une tenue régulière. Aucune mauvaise surprise ni de provisions de réserve pour lesquelles on ignore le véritable usage.
Le choix de la date est stratégique.
Il doit…
- éviter les périodes de forte activité (clôtures, salons, congés…)
- s’inscrire dans le bon tempo interne (projet stratégique, lancement, bilan…)
- ne pas entrer en concurrence avec d’autres événements du secteur ou de l’entreprise
Pensez aussi aux disponibilités hôtelières, à la météo (si l’événement prévoit une partie extérieure) et à la saisonnalité logistique. Et, bien sûr, nous co-construisons ensemble un rétroplanning solide dès la date validée.
Qui sont les participant(e)s attendu(e)s ? Direction ? Collaborateurs/trices ? Client(e)s ? Réseau de partenaires ?
La jauge doit être en adéquation avec…
- vos objectifs
- votre budget
- et les capacités du lieu retenu
Pensez à définir plusieurs cercles d’invité(e)s si vous prévoyez plusieurs temps dans la convention (plénière/soirée/ateliers…) et à les identifier dans vos supports de communication pour faciliter la gestion des flux (bracelets, badges…).
Commencer par un Save the Date, au moins trois mois avant l’événement, souvent aux couleurs corporate de la marque. Puis, une invitation formelle, un mois et demi avant avec un lien d’inscription ou les détails adéquats et la révélation d’un thème et d’un univers événementiel.
Nous recommandons de…
- privilégier des outils digitaux (e-mailing, plateforme d’inscription, agenda interactif…)
- suivre les taux d’ouverture, de clics, de confirmation en temps réel
- relancer stratégiquement les inscrit(e)s ou les absent(e)s à J-15, J-7 et J-2
Nous disposons des outils nécessaires, développés et administrés en interne pour une parfaite gestion des inscrit(e)s, à la fois en front et en back office.
Le lieu donne le ton : il doit incarner votre identité événementielle par l’imaginaire qu’il suggère autant qu’il doit répondre à vos besoins pratiques et fonctionnelles.
- Capacité d’accueil et de privatisation
- Modularité des espaces (plénière, ateliers, restauration…)
- Accessibilité (train, avion, parking…)
- Possibilités techniques (son, lumières, captation)
- Ambiance, architecture, vue, caractère…
- Unité de lieu intégrant tous les temps forts
- Potentiel d’espaces extérieurs pour d’autres séquences aux expériences spécifiques
Et, selon vos enjeux, n’hésitez pas à vous appuyer sur les nouveaux usages et les nouvelles technologies pour déployer un événement « live » à amplifier, en direct ou en différé, en duplex sur d’autres sites ou en streaming sur les réseaux ou sur une plateforme dédiée créée pour l’occasion.
Un bon programme se pense à plusieurs niveaux.
- Le fond
- plénières, ateliers, conférences, prises de parole, team building, réceptif…
- La forme
- rythme, transitions, variété des temps forts, speaker, interactivité, shows…
- L’expérience
- animations, mise en scène, storytelling, participations, découvertes…
Pensez à…
- construire un planning général détaillé, heure par heure
- favoriser aussi des temps de respiration et de convivialité
- intégrer les temps de déplacements et de gestion de flux
- nous confier votre événement
- nous créerons un conducteur précis pour chaque plénière
- nous élaborons un book complet de pilotage du projet
Les temps de plénières sont le cœur battant d’une convention.Nous en avons vus de tous types : des slides illisibles, des mises en scène maladroites ou encore des animations “maison” portées par un(e) collaborateur/trice dynamique mais pas toujours en mesure de capter l’attention sur la durée.Or, la plénière est essentielle : c’est un moment-clé de transmission du message, d’onboarding et de motivation. C’est aussi le socle de la confiance que vous allez créer, renforcer ou raviver avec vos équipes. Si chaque contexte d’entreprise appelle une recommandation sur-mesure, certaines bonnes pratiques demeurent universelles pour garantir l’efficacité — et donc le ROI — de votre événement.Les fondamentaux d’une plénière réussie…
- Du sens : soyez sincère, clair, précis – variez les sources de contenus : chiffres-clés, citations, images fortes, témoignages, conférenciers/conférencières, invité(e)s.
- De la variété : alternez les postures et formats des prises de parole – du pupitre à la table ronde, du mange-debout au centre de scène façon TEDx.
- De la créativité : imaginez une scénographie identitaire, intégrez des médias, ou coconstruisons ensemble des formats inédits qui marquent les esprits.
- De la technique : ne faites aucun compromis sur l’équipement ni sur le staff – le dispositif technique est à la fois une garantie de fiabilité et un levier d’impact.
- De la conversation : impliquez votre public – sollicitations digitales, interactions physiques, questions, appels sur scène, encouragements… autant de leviers pour transformer l’audience en acteur/actrice. Le rôle de l’animateur/trice – qu’il/elle soit professionnel(le) ou interne bien préparé(e) – devient alors central.
- De la préparation : anticipez, répétez, contrôlez – préparez vos intervenant(e)s, organisez des filages internes puis répétez sur site avec nos équipes pour assurer la fluidité le jour J.
En résumé :Une plénière réussie, c’est l’équilibre entre contenus, rythme, émotions et technique : c’est un moment fort qui façonne la mémoire collective de votre événement et conditionne sa réussite globale.
C’est souvent la partie la plus chronophage : transports, hébergements, ateliers, régimes particuliers… Son exactitude est déterminante. Les datas sont au centre de nos échanges.
Impulsées et coordonnées par vos soins, elles sont gérées par nos équipes.
Les va-et-vient entre les équipes sont plus facilement maîtrisés grâce à une plateforme de gestion des inscrit(e)s partagée en ligne.
Engagés dans une relation de confiance, nous évoluons dans le parfait respect des règles tel que le RGPD comme dans les usages et bonnes pratiques de la déontologie de nos métiers.
Avant
Save the date, teasing, vidéo de lancement, interviews d’intervenant(e)s, jeux, articles sur l’intranet ou les RS internes, affichage…
Pendant
Captation live, social wall, photobooth, contenu en temps réel sur LinkedIn, YouTube ou intranet.
Après
Best of, galerie photos, verbatim, synthèse des messages et questionnaire de satisfaction pour ajuster vos prochaines éditions.
Une importante partie de la réussite de votre événement se joue dans les préparatifs en amont. Il est indispensable de centraliser les flux d’informations et de prestataires, d’avoir un outil de suivi opérationnel partagé et de formaliser des fiches missions pour tous/toutes les intervenant(e)s. Il faut disposer d’un workflow adapté pour les équipes « annonceurs » et les équipes « agence ».
Il faut savoir faire preuve d’inventivité et d’agilité lors de l’exploitation pour apporter rapidement des réponses aux problématiques « live » qui se présentent. Il faut avoir un état d’esprit en permanence orienté « solutions ».
Prolongez l’impact…
- Capitalisez sur les contenus produits (replay, extraits, interviews…)
- Offrez un cadeau ou un support souvenir à vos participant(e)s
- Réalisez un rapport ou une synthèse illustrée voire une œuvre collective
- Diffusez un retour en interne (ou même en externe, selon le contexte)
Ce qui nous distingue
Agence événementielle, nous développons une forme de singularité révélée par nos client(e)s au fil des années. Construite sur notre identité, notre histoire et nos ambitions, cette différence peut se traduire par cinq mots-clés forts.
Culture
Née de la compétition automobile professionnelle, notre agence développe une appétence particulière dans le sens de l’exigence, le souci du détail, le choix des meilleures trajectoires, le goût de l’innovation, l’esprit de compétition, la quête de résultats, le travail d’équipe et l’attachement à l’écurie, à la marque pour laquelle nous « courons ».
Confiance
Nous évoluons auprès de nos client(e)s dont les enjeux stratégiques, budgétaires et humains sont prépondérants. La relation qui nous lie dépasse souvent celle de client/fournisseur. Rien n’est acquis ni définitif : nous le savons. Pour cela, nous œuvrons quotidiennement avec exigence, respect, responsabilité, disponibilité et engagement pour gagner, mériter et conserver leur confiance.
Expérience
Depuis 30 ans, nous accompagnons des entreprises aux profils variés. Marques iconiques, industriels renommés ou PME plus confidentielles, nous nous nourrissons de chacune de vos spécificités et apprenons de chaque événement. La richesse des événements réalisés inspire ceux à venir.
360
Nous intégrons au sein de l’équipe toutes les compétences nécessaires pour piloter votre convention sous toutes ses dimensions : ingénierie événementielle, stratégie de marque, production de contenus, management de talents, solutions digitales, direction artistique, design d’espaces, gestion financière, développement durable, gestion de base de données jusqu’à la relecture de tous vos supports.
Engagement
Vis-à-vis de nos client(e)s, par l’investissement collectif d’une équipe à taille humaine, dans le respect des promesses et des propositions que nous portons et dont nous assurons l’exécution puis, dans la dimension sociétale, dans la gestion de nos projets et celui de l’agence pour favoriser un développement durable, maîtriser et réduire l’impact de nos réalisations.
Ces fondamentaux qui nous animent
Marque
Chaque événement est unique, au service d’une culture singulière. Il repose sur une identité, un cadre, une ambition et une expression auxquels nous donnons vie.
Valeurs
La création de valeurs par l’expertise, le service, la créativité, le savoir-être, les équipes est une priorité pour notre agence.
Exécution
Le soin porté à la parfaite réalisation des engagements pris nourrit notre culture du résultat, nos engagements RSE et nos ambitions dans la satisfaction de nos client(e)s.
Impact
La lecture plurielle de l’impact intègre tout autant l’atteinte d’objectifs, le partage d’expériences et d’émotions tout comme l’ancrage de l’événement dans le parcours de vie et son empreinte environnementale.
